إدارة المناسبات الكبيرة «الزفاف»
الميزانية والإمكانات المتاحة، أم الاندفاع العاطفي، أم مداعبة الأمنيات، أم المضي خلف سراب الأحلام، أم عقلنة الأمور؛ أيُّها يحدد اندفاعك في إنجاز مناسباتك المميزة؟
الجواب على هذه الجزئية، بصدقٍ وأمانة، أمرٌ مهمٌّ جدًّا لصاحب المناسبة؛ إذ يرسم الطريق الأمثل نحو تحقيق تطلعاته، ومراجعة أفعاله وخططه، وحدود تنفيذه طبقًا لإمكاناته.
وظيفة مخطط حفلات الزفاف وظيفةٌ محترمة، وذات عائد مالي جيد جدًّا، إلا أنها غير مُدرجة أو غير مُمارسة في أوساط المجتمعات الكادحة والمتوسطة اجتماعيًّا، وأوساطٍ اجتماعيةٍ أخرى؛ لكون النسيج الاجتماعي مبنيًّا على مفاهيم النجدة والتعاون والتكاتف في إدارة المناسبات، سواء الأفراح أو الأتراح.
فمعظم المناسبات الاجتماعية، عند بعض الأوساط في حواضر وطننا الحبيب والأوطان الإسلامية، تُدار بشكلٍ عابرٍ ولحظيٍّ، وبالسرعة ذاتها التي يُشكَّل بها فريق العمل تتم عملية تفتيته وتفكيكه، دون تدوينٍ أو أرشفةٍ لأيٍّ من: جداول أعماله، ومخططات هيكلته، وعدد لجانه، وقائمة أعماله، وعدد عقوده، وتكلفة بنوده، وطرق معالجة الأحداث الطارئة، وسبل سد نقص الطعام إن حدث، وتوزيع الفائض إن وجد، وأنواع الفعاليات التي يشتمل عليها.
إن تضييع خبرات حدثٍ كبير يمكن، مع تراكم تدوين الملاحظات وتناقل الخبرات في إدارة الحدث، أن يولِّد قصص نجاح، ويصنع أعرافًا اجتماعية وأنماطًا سلوكيةً محمودة العواقب.
وعندما يتفكك ذلك الهيكل الإداري الذي أُنشئ لإدارة مناسبة الزفاف الكبيرة بمجرد الانتهاء منها، تتبخر تفاصيل وقصص وأفكار ومقترحات تحسين ودروس مستفادة.
شخصيًّا، أدعو وبكل قوة إلى تبنّي وإدراج وظيفة مخطط حفل زفاف ضمن الوظائف التي تستحق العناية والترحيب والقبول، ولو بشكلٍ مرحلي عبر متطوعين من مجالس العوائل أو من ذوي القوة التنفيذية.
وفي التلفاز، نرى أن العوائل الميسورة ماليًّا لديها القدرة على استئجار خدمات مخطط حفل زفاف دون أي عناء مالي أو سقفٍ للميزانية.
لطفًا، ضع علامة «صح» «دائرة حول» أمام اختيارك المتناسب مع قدراتك ومناسبتك التي تود إنجازها:
العدد للمدعوين:
أفراد العائلة فقط / 200 / 300 / 400 / 500 / 700 / 1000 / أكثر من ذلك.
مكان إقامة حفل الزفاف:
منزل / دور عبادة / حديقة عامة / كورنيش بحر / استراحة / سفر لدولة أخرى / منتجع / صالة / قصر أفراح فخم / قاعة فندق خمسة نجوم.
مقامة في: قاعة مفتوحة / قاعة مغلقة.
بين البسيط والمتوسط والفخم من الأطعمة اللذيذة، تختلف ميزانية الوليمة بين فردٍ وآخر. نستعرض ما يُتوقع تقديمه للضيوف، وعادةً يُدوَّن ذلك على بطاقة الدعوة:
مرطبات / ضيافة بسيطة / ضيافة متوسطة شاملة «موالح، حلويات، مقليات» / عشاء عادي / عشاء فخم ببوفيه مفتوح يضم 20-28 صنفًا / عشاء فخم ودسم «وليمة» شامل: مقبلات باردة وساخنة، هريس، جريش، ساقو، ثريد، حلويات شرقية وغربية، فواكه، مثلجات، كنافة، وأطباق رز باللحم.
جلوات / ميوي بحري / عرضة سعودية / فرقة موسيقية غربية / منسق أغانٍ.
تحديد وانتقاء أنماط التصوير للمناسبة:
1. تصوير فوتوغرافي.
2. تصوير فوتوغرافي + تصوير بطائرة صغيرة متحركة.
3. تصوير فوتوغرافي + تصوير بطائرة «درون» + تصوير فيديو.
أؤكد أنه بعد حسن حصر عدد الضيوف، يتم تحديد الخيارات للقاعة والضيافة والوليمة والتصوير.
ومن خلال طلب الأسعار من الجهات المرشحة، يتم جمع المبالغ والخروج بتقدير تكلفة مبدئي بدقة تلامس «±10%». ثم يُعاد تقييم عدد وأنواع الضيافة بالزيادة أو التقليص.
قبل إبرام أي عقد مع مزودي الخدمات لحفل الزفاف، لا بد من إجراء جولةٍ أو أكثر من المفاوضات، والتأكد من مواصفات الخدمات للحصول على أفضل سعر، مع توثيق وتدوين حقوق والتزامات كل طرف بدقة، دون افتراض أو فهم أحادي مسبق.
هناك عدة أدوات تساعد على نجاح إدارة المناسبة بعد توفيق الله:
حصر عدد الضيوف من الرجال بأكبر دقة ممكنة، ومن الآليات المقترحة:
1. وضع قائمة بأسماء المدعوين مبكرًا.
2. مركزية توجيه الدعوات لمنع العشوائية.
3. جدول زمني لدعوة من هم خارج الدولة/المنطقة/المدينة.
4. جدول زمني لدعوة من هم داخل المدينة.
5. رصد المناسبات الأخرى في نفس الليلة.
6. اختيار موقع مناسب قريب ومستوعب للعدد، مع توفر مواقف كافية.
7. دراسة آلية التفويج «كامل أو دفعات»، والطاقة الاستيعابية لكل قاعة.
8. تجهيز عدد الذبائح وفق نظام الطاولات وعدد المقاعد.
• المناسبة: حفل زفاف.
• التاريخ: بداية عطلة نهاية الأسبوع.
• الطقس: معتدل.
• عدد المدعوين: 1000 شخص.
• طريقة الدعوة: إرسال شخصي «جوال - جوال».
• وقت الإرسال: قبل أسبوع إلى أسبوعين.
• التذكير: قبل يوم أو يومين.
• الإدارة: مركزية.
• عدد القوائم: 35 صفحة.
• الأسماء الساقطة: نحو 100 اسم.
• نسبة الحضور: 80%.
نسب الحضور:
• مدينة «أ»: 82%
• مدينة «ب»: 60%
• مدن أخرى: 95%
ذروة الحضور:
8:30 م / 9:00 م / 9:25 م
تقديم الطعام:
من 9:00 إلى 10:30 م
عدد الطاولات: 120
السعة: 1000-1200 ضيف
• الذبيحة الواحدة تكفي 5-6 صحون «طاولات 8-10 أشخاص».
• أو 7-8 صحون «طاولات 6-7 أشخاص».
1. عقد صالة/قصر أفراح «يشمل الضيافة والطبخ».
2. عقد توريد اللحوم.
3. عقد تصوير وإنتاج وصوتيات.
4. عقد مشروبات ساخنة.
لحفلات الرجال:
1. إقامة الحفل صباحًا حتى الظهر.
2. تقديم الوليمة ظهرًا بدل العشاء.
3. تشكيل لجان تنظيمية، مثل:
• لجنة استقبال وتوديع.
• لجنة تفويج.
• لجنة إشراف الطعام.
• لجنة تصريف الفائض.
• لجنة إعلامية.
إن الاستعانة بمخطط حفل زفاف ترفع نسبة نجاح المناسبة بشكل مهني واحترافي.
وأتمنى للجميع حفلات زفاف ناجحة، وزواجًا متوازنًا مع الإمكانات، وحياةً زوجيةً هانئةً بعيدة عن المفاخرة والمقارنات وأحلام اليقظة.
والحمد لله رب العالمين.
